27 conseils pour réussir ses mails pro

Le mail est devenu en quelques années le canal principal de communication dans le monde professionnel. Il devient donc une vitrine de votre travail et vos clients, vos collègues, vos collaborateurs et même votre patron se font forcément une petite idée inconsciente de comment vous travailler à travers vos mails.

Les 27 conseils qui suivent sont classés du plus basic au plus “expert” et ne sont-là non pas pour être suivis à la lettre mais au moins pour que vous preniez conscience de ce qui est à soigner et des choix que vous devez faire.

Voici tous les conseils que vous trouverez dans cet article

Les 6 conseils de base pour gérer ses mails pro

Conseil n° 1 : Relisez votre mail avant de l’envoyer
Conseil n° 2 : Ne supprimez pas vos mails
Conseil n° 3 : Soignez vos objets….. par pitié !!!!
Conseil n° 4 : Un sujet par mail !
Conseil n° 5 : Répondez ou accusez réception
Conseil n° 6 : Classez et/ou libellez vos mails

Les 6 conseils intermédiaires pour gérer vos mails pro

Conseil n° 7 : pas plus de 10 lignes !
Conseil n° 8 : N’utilisez pas la copie cachée
Conseil n° 9 : Utilisez la mise en page à bon escient
Conseil n° 10 : Insérez la pièce jointe avant d’écrire le mail
Conseil n° 11 : Choisissez bien et limitez au maximum vos destinataires
Conseil n° 12 : Les réponses automatiques

Les 7 conseils avancés pour gérer ses mails pro

Conseil n° 13 : Ne réglez pas un problème relationnel par mail
Conseil n° 14 : N’envoyez pas de mail
Conseil n° 15 : Soignez votre signature automatique
Conseil n° 16 : Soignez vos pièces jointes
Conseil n° 17 : Apprenez à utiliser le “répondre à tous”
Conseil n° 18 : Protégez les adresses mails de vos interlocuteurs pour les envois en nombre
Conseil n° 19 : Montrez plutôt que d’expliquer

Les 7 conseils experts pour gérer les mails pro

Conseil n° 20 : Fini les pièces jointes, envoyez un lien
Conseil n° 21 : Vérifiez et travaillez la manière dont apparaît votre nom
Conseil n° 22 : Les formules de politesse
Conseil n° 23 : Nommez votre interlocuteur
Conseil n° 24 : Utilisez les envois différés
Conseil n° 25 : Ne soyez pas neutre
Conseil n° 26 : Utilisez des modèles
Conseil n° 27 : Utilisez le classement automatique

Les 6 conseils de base pour gérer ses mails pro

[Base] Conseil n° 1 : Relisez votre mail avant de l’envoyer

C’est évident, mais pourtant tellement important !!! Combien de fois j’ai relu mon mail après et… trop tard, c’est parti.

[Base] Conseil n° 2 : Ne supprimez pas vos mails

De manière générale, il ne faut jamais supprimer un mail car son contenu, l’adresse mail de l’expéditeur ou même la preuve qu’il a bien été envoyé pourrait vous servir même des années après. Si vous en avez marre de le voir, archivez-le, il ne vous embêtera plus.

Dans de rares cas, vous pouvez vous retrouver avec boîte mails saturée en terme de poids de fichier et qui va vous prévenir que vous approchez, ou que vous avez dépassé la limite.

Dans ce cas, vous pouvez procéder ainsi : vous cherchez les X mails qui ont des pièces jointes très lourdes, vous téléchargez les PJ si elles vous sont utiles, puis vous vous transférez à vous-même les mails sans les PJ. Enfin, vous supprimez le mail original avec sa PJ. Ainsi vous avez gardé le mail et avez retiré la PJ de votre boîte.

[Base] Conseil n° 3 : Soignez vos objets….. par pitié !!!!

Avez-vous déjà reçu un mail avec “Bonjour” en objet, ou bien avec le prénom de l’expéditeur ??? (Expéditeur : Roger / Objet : Roger / Texte : Salut c’est Roger…. euh j’avais compris)

C’est aussi déconcertant à la première lecture que lorsqu’on tente de retrouver le mail.

L’objet c’est la clé qui permettra au destinataire de savoir comment traiter, classer et retrouver votre mail. Il ne doit être synthétique et circonstancié que ce soit pour votre destinataire et vous-même.

L’idéal serait aussi qu’il soit unique, au moins dans l’ensemble des mails que vous échangez avec le destinataire. Par exemple si vous envoyez 2 fois par mois “Compte-rendu de la dernière réunion bimensuelle”, en un an, vous aurez 24 objets de mail identiques, et vos interlocuteurs aussi. Dans ce cas, il suffit d’ajouter la date “Compte-Rendu de la réunion bimensuelle du 10/05/1984”.

Avec vos interlocuteurs habituels, vous pouvez utiliser des “codes” comme PI à la place de Pour Info ou CR pour Compte-Rendu. Vous pouvez également utiliser des abréviations ou le cigle d’une action. Attention, si vous utilisez des “mots codes” vous devez les utiliser tout le temps sinon ça rendra vos recherches moins efficaces.

En résumé “Pour Validation : Compte-rendu de la dernière réunion bimensuelle” devient “[VAL] CR de la RB du 10/05/1984”

Si vous souhaitez découvrir une recette pour être au top de la rédaction d'objet, lisez l'article "Comment bien formuler l'objet d'un mail pro ?".

[Base] Conseil n° 4 : Un sujet par mail !

Si vous travaillez avec une personne sur plusieurs actions, ce qui arrive souvent, vous pouvez être tenté, parfois de faire un point complet dans un mail. ERREUR !!! Votre mail sera surement traité que partiellement. Votre interlocuteur ne va traiter rapidement que le premier ou les deux premiers sujets et vous avez de GRANDES CHANCES d’avoir à le relancer sur les autres… Pourquoi ? Car, comme beaucoup de monde, et peut-être même, comme vous, votre interlocuteur utilise sa boîte mails comme un gestionnaire de tâche. Quand il a “traité” un mail, il le passe en non-lu, et quand il ne l’a pas traité, il le laisse en non-lu. Et donc, votre mail aux 8 demandes sur 5 sujets différents, il va soit passer en “lu” après un premier traitement et tomber aux oubliettes. Ou alors votre mail va rester en non-lu mais devenir la tâche qui n’avance pas et qu’on ne regarde plus car elle nous angoisse. En tout cas il sera gênant qu’il soit lu ou non-lu (C’est bizarre, j’ai envie de manger un p’tit beurre).

En plus, votre mail est impossible à classer car il concerne une réclamation d’un client, et votre demande de congé, et la rencontre avec un partenaire et l’appel de l’assurance au sujet du dégât des eaux.

Si vous voulez faire un “point général” peut-être que le mail n’est pas le meilleur outil. “Oui mais si c’est pas écrit, après tout va être oublié !...” ; il existe beaucoup d’outils qui permettent de suivre des tâches, des projets, des demandes, sans passer par le mail.

Si vous avez 3 sujets différents à aborder… et bien envoyez 3 mails !

[Base] Conseil n° 5 : Répondez ou accusez réception

Votre interlocuteur appréciera souvent que vous répondiez à son message, en particulier s’il vous pose une question ou vous demande de faire une action. Quand on a pas immédiatement la réponse à la question ou qu’on ne peut pas faire l’action dans un délai court, il est beaucoup mieux de répondre immédiatement “Bien reçu, je fais le nécessaire pour trouver l’info avant après-demain fin de journée” ou bien “Est-ce que ça te vous si je fais ce que tu me demandes en fin de semaine prochaine ?”. Ce type de réponse est bien mieux vécu qu’aucune réponse du tout sous prétexte de ne pas encore avoir la réponse.

Si vous recevez un mail pour info, un petit “Bien reçu merci” ne mange pas de pain et ça permet de montrer à votre interlocuteur que vous assumez d’avoir eu et lu l’info.

[Base] Conseil n° 6 : Classez et/ou libellez vos mails

La plupart des boites mails permettent de classer voir de libeller les mails.

Classer un mail, c’est le mettre dans un dossier. Par exemple, le dossier d’un client, d’un projet, d’un service. Vous pouvez faire ce que vous voulez d’autant que vous pouvez créer des sous-dossiers.

Si vous classez tous vos mails dans des dossiers, vous allez connaître la grande satisfaction d’admirer votre boîte mails vide… et ça, il parait que c’est génial.

Libeller un mail c’est lui coller une étiquette, par exemple celle d’un client, d’un projet, d’un service ou d’un état d’avancement du mail. La complémentarité qu’offre le libellé, c’est qu’un mail peut en avoir plusieurs. Par exemple, votre message peut avoir les libellés #ProjGen&Mod, #Compta, #Traité.

L’intérêt d’utiliser les dossiers et les libellés c’est de retrouver plus facilement un mail, mais aussi un groupe de mails. Quand vous travaillez sur un projet, afficher tous les mails du projet, quand vous faites un gros point en compta, tous les mails qui concerne la compta, etc…

Si vous voulez des conseils pour commencer à classer mais que vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez lire cette article : Comment classer ses mails pro ?

Les 6 conseils intermédiaires pour gérer vos mails pro

[Intermédiaire] Conseil n° 7 : pas plus de 10 lignes !

10 lignes c’est momé-technique car, quand on écrit en taille 6 sur un écran de 32 pouces, c’est pas pareil qu’avec un smartphone de 5 pouces.

Une étude de l’entreprise qui a créé le plug-in boomerang montre que les messages dont le taux de réponses sont les plus élevés sont ceux qui comportent entre 50 et 125 caractères. Si vous avez plus de choses à écrire, peut-être que vous devriez mettre des pièces jointes, des liens, écrire plusieurs mails ou bien le rédiger dans un style plus télégraphique avec des items.

[Intermédiaire] Conseil n° 8 : N’utilisez pas la copie cachée

La copie cachée contient un piège si énorme qui ne vaut quasiment pas le coup qu’on l’utilise. Faire une copie cachée, c'est prendre le risque que le destinataire caché réponde au message et ainsi dévoile au destinataire initiale qu'il étaie en copie-caché. C'est toujours désagréable, même quand ce n'est pas mal attentionné.

Les solutions sont simples :

Soit vous envoyez en copie "visible"
Soit vous transférez le courrier après coup

Les copies cachées sont utiles dans des cas très précis, par exemple un envoi en nombre si vous ne savez pas faire autrement, ou alors un envoi systématique à une boîte mails d’archive par exemple.

[Intermédiaire] Conseil n° 9 : Utilisez la mise en page à bon escient

Les outils de mise en page, c’est à dire le fait de pouvoir changer la police, la grossir, la rapetisser, la mettre en gras, en changer la couleur etc, ne doit être utilisé qu’à des fins de lisibilité et pour attirer spécifiquement l’attention. Elle ne doit surtout pas exprimer votre humeur, vos sentiments. En gros, on exprime pas sa colère avec des caractères gras, EN MAJUSCULES ET EN ROUGE AVEC PLEIN DE POINT D’EXCLAMATION !!! ! ! ! ! C’est claire ???!!

Toutefois, quand on utilise bien la mise en page, c’est très utile, on peut :

centrer et mettre en gras la date, l’heure et l’adresse d’une réunion ;
surligner et colorer le nom des personnes à qui on s’adresse pour attirer directement leur attention sur la partie du mail qui les concerne ;
donner une indication technique en en-tête avant les salutations ;
lister des choses grâce aux items ;
mettre en gras les informations importantes mais pas les verbes qui demandent.

Attention

Ne pas misez uniquement sur la mise en page car certaines personnes pourraient recevoir votre mail en texte brut, c’est à dire, sans mise en page.

[Intermédiaire] Conseil n° 10 : Insérez la pièce jointe avant d’écrire le mail

Combien de fois avez-vous dû envoyer deux fois le même mail avec, en guise de seconde message “avec la pièce jointe c’est mieux !”.

Il existe des fonctions dans les boites mails qui permettent de détecter quand vous évoquez des pièces jointes. La machine lit votre mails pendant que vous l’écrivez et si vous avez écrit “ci-joint”, “en PJ”, “en pièce-jointe” ou encore “CV”. Activez ces fonctions si vous les avez, elles vous demanderont si vous n’avez pas oublié la pièce jointe avant de vous laisser envoyer le mail.

En revanche, si vous travaillez pour l’UFCV, ben-là, désactivez-là parce qu’il va vous le demander tout le temps. 😆

[Intermédiaire] Conseil n° 11 : Choisissez bien et limitez au maximum vos destinataires

Quand on travaille dans une organisation un peu complexe, avec un grand nombre d’interactions et de la gouvernance à plusieurs étages, on peut développer une addiction à l’ajout de destinataires. Moins un mail a de destinataires plus il est efficace car il s’adresse forcément à la bonne personne. En plus, l'ensemble de vos mails seront mieux traités car, vos destinataires sauront que, quand vous leur écrivez, c'est vraiment pour eux !

[Intermédiaire] Conseil n° 12 : Les réponses automatiques et gestion des absences

Rédiger une réponse automatique avant de partir en congé, c’est comme si on était déjà en congé… On sent la légèreté nous envahir.

Comme son nom l'indique la réponse automatique permet à votre messagerie de répondre systématiquement à tous les mails qu'elle reçoit de tous les destinataires ou d'un groupe de destinataires.

Cette fonction est utilisée le plus souvent pour prévenir que vous ne pouvez pas répondre avant une date que vous précisez. Certaines personnes activent cette fonction dès que quelque chose est planifié sur leur agenda, personnellement, je trouve ça un peu abusif.

Vous pouvez utiliser les réponses automatiques :

Pendant vos congés en donnant la date de votre retour et en disant à qui doit s’adresser votre interlocuteur si sa demande est urgente.
Pendant que vous êtes absent pour des raisons professionnelle (journées entières de réunion, formations, etc), en précisant soit vers qui se tourner si la demande est urgente, soit le mode de communication à privilégier pour vous contacter quand-même.
Pour gérer une adresse mail “NePasRépondre” et ainsi expliquer à l’expéditeur qu’il faut contacter votre organisation par un autre biais.
Pour gérer la fermeture d’une adresse mail en donnant une méthode définitive d’autre contact (par exemple : "François ne fait plus partie de ce service, merci de contacter Emmanuel qui a repris ses missions").

Vous pouvez également faire le choix de transférer automatiquement vos mails vers un collègue mais, ce choix peut causer des soucis. Soit que votre collègue lise un mail que vous aurez aimé garder pour vous, votre tante Claudette qui vous envoie une photo de vous tout nu quand vous étiez petit qu’elle vient de retrouver. Soit que la personne qui envoie le mail ne souhaite pas que quelqu’un d’autre lise le mail, comme la femme de votre collègue qui vous donne rendez-vous dans le petit hôtel habituel à 17h.

En tout cas, si vous faites ce choix, et c’est souvent un choix de pratique qui appartient à l’organisation entière, il est préférable de le préciser dans le corps de votre réponse.

Les 7 conseils avancés pour gérer ses mails pro

[Avancé] Conseil n° 13 : Ne réglez pas un problème relationnel par mail

Quand on a un problème avec un collègue, un client, un partenaire, il faut prendre son téléphone, prendre rendez-vous mais surtout pas tenter de régler ceci par mail, car cela n’annonce rien de bon… Ne répondez surtout pas non-plus à un mail hostile. Si vous recevez un mail pas très sympa, peu importe qu’il vienne d’en haut, d’en bas, des côté, de l’interne ou de l’externe, vous ne devez surtout pas y répondre !

Si vous envoyez un mail qui dénonce un problème, allez, disons-le franchement, si vous envoyez un mail hostile ou si vous répondez à un mail hostile voilà ce qui peut se passer, voir, ce qui va se passer :

La personne va le lire, et le relire et le relire et elle va être de plus en plus en colère à chaque lecture.
Le destinataire va très certainement faire lire ceci à quelqu’un d’autre donc… vous multipliez les forces contre vous.
Le destinataire va très certainement vous répondre en mettant, en plus d’autres destinataires en copie, et vous allez aussi lui répondre, et ainsi de suite jusqu’à la 3ème guerre mondiale.

Quand on a un problème professionnel, qui n’est parfois que relationnel, on en parle ! Au téléphone ou de vive voix comme ça, rien est écrit et les choses désagréables ne sont vécus qu’une fois… en plus le feed-back en direct-live d’une vrai conversation prend mieux en compte l’humain avec son vécu derrière le destinataire ou l’expéditeur. Si vous pensez que vous ne pouvez pas lui parler, demandez de l’aide à un tiers, mais là on dépasse le sujet de cet article.

Donc, réception d’un mail hostile = soit je ne réponds rien du tout, soit j’organise un rencontre.

Ça fait du bien d’en parler. 😇

[Avancé] Conseil n° 14 : N’envoyez pas de mail

Je ne suis pas en train de vous dire, n’envoyez plus jamais de mail, arrêtez de bosser, partez vivre votre vraie vie d’aventurier sur une plage au bahamas…. Quoique ?

On a tendance à croire que le mail est devenu l’unique mode de communication. Il est tellement utilisé à tout bout de champs qu’on ne fait parfois plus que ça ! J’ai déjà passé 3 heures d’affilé à ne faire que traiter mes mails et devinez quoi ? J’étais pas arriver au bout !!!!

Entre les réunions, les appels téléphoniques, les entretiens mais aussi les autres supports numériques comme les listes de tâches, les tchats, les outils de suivi de projet et autres, évitez le mail si celui-ci est remplaçable dans le temps et dans le méthode, par une autre manière de communiquer.

[Avancé] Conseil n° 15 : Soignez votre signature automatique

Même si elle a été créée pour imiter le courrier postal, votre signature de mail n’est ni une authentification du message (contrairement à la signature manuscrite d’un document papier) ni une manière de savoir qui parle ! Ces deux fonctions sont portés, plus ou moins fidèlement, par le mail lui-même.

La signature de mail est avant tout un usage que je vous invite à respecter… C’est vrai que même si on sait très bien qui parle en lisant le mail, c’est toujours un peu étrange quand la personne n’a pas indiqué de nouveau son nom en fin de message.

La signature automatique est également l’occasion d’inscrire systématiquement sa formule de politesse… Je ne le fais pas personnellement pour des raisons que j’expliquerai dans la partie “formule de politesse”.

Elle est, on le sait, l’occasion de donner vos coordonnées, votre titre exacte, etc.

Elle est une occasion à saisir de rappeler inlassablement des informations que vous voulez valoriser comme votre site web, vos réseaux sociaux, votre slogan, etc… Ces informations peuvent également être le rappel du cadre de ce mail (les avocats l’utilise beaucoup) ou bien l’occasion de donner une info que vous demande tout le temps comme… vos horaires d’ouverture, la limite de votre intervention. etc… dans ce cas-là, n’hésitez pas à mettre cette information de manière très évidente car sinon, elle pourrait passer inaperçue.

Elle est enfin l’occasion de mettre en valeur une information simple d’actualité comme par exemple, les dates de votre prochaine absence. Dans ce cas, insérez l’info en rouge (une fois n’est pas coutume) avant vos coordonnées.

Vous pouvez y insérer du contenu multimédia, le plus souvent c’est le logo de votre organisation mais faites attention à comment ça apparaît chez vos interlocuteurs. Parfois ce qui est très beau chez vous fini en PJ non-visible chez vos destinataires.

Attention, il faut paramétrer vos signatures sur tout ce qui vous permet d'envoyer des mails (la page web de vos mails, votre logiciel Outlook ou Thunderbird, et votre application téléphonique) car, quand vous le faites sur l'un de ces supports, vous ne le faites pas partout !

[Avancé] Conseil n° 16 : Soignez vos pièces jointes

Nommez vos pièces jointes en pensant qu’elles vont être enregistrées dans l’ordinateur du destinataire. Si vous nommez votre CV “mon CV”, dans votre ordinateur ça ira bien, mais cela va obliger votre interlocuteur de le renommer. Donc ajouter votre nom, et tant qu’à faire avant le mot CV car, vous allez surement envoyer une lettre de motivation ça sera plus facile pour votre futur employeur de retrouver ensemble les documents s’ils commencent par les mêmes mots. N’hésitez pas à ajouter également le poste que vous convoitez.

En gros “Mon cv” devient “OBAMA Barack - CV Président des USA”

Or du contexte de candidature, il est important de bien soigner les pièces jointes aussi… Quand le photocopieur ou votre téléphone portable nomme un fichier en fonction de la date et l’heure, il est bien plus agréable pour votre interlocuteur d’avoir le vraie nom de la pièce jointe. PDFToshibaRCF20200123172308.pdf devient Contravention Excés de Vitesse Directeur 23/01/2020… Euh… non, dans de cas précis, laissez le nom d’origine ça ira bien. 😜

En parlant de ça, je vous invite à évoquer les pièces jointes dans le corps du mail. Bien sur quand c’est évident on ne s’étend pas, “Vous trouverez ci-joint mes CV et lettre de motivation” suffit. Quand c’est moins évident, il est bien d'expliquer très succinctement le contenu sur lequel on attire l’attention (voir la page concernée) et pourquoi on l'envoie.

[Avancé] Conseil n° 17 : Apprenez à utiliser le “répondre à tous”

Certaines boites mails proposent de systématiser le répondre à tous. C’est à dire que, par défaut, vous répondez à tous quand vous recevez un mail avec plusieurs destinataires, je pense que ce n’est pas la bonne pratique, en tout cas, pas celle que je soutiens.

Quand on débat sur un sujet, ou bien que chacun est concerné par ce que chacun avance, le "répondre à tous" est adapté... mais, pour ce genre d'échange, d'autres outils bien meilleurs que le mail sont disponible (des chats, des groupes de discussions et autre #charnels ou commentaires de document).

En revanche, quand la tête de réseaux vous envoie "je vous confirme la réunion de mardi", il est contre-productif de répondre au 27 destinataires "Merci Sergio, je vous tiendrai au courant de ma participation rapidement".

[Avancé] Conseil n° 18 : Protégez les adresses mails de vos interlocuteurs pour les envois en nombre

Si une personne que vous connaissez très peu vient vous voir pour vous demander le n° de téléphone de votre collègue, vous allez certainement refuser poliment et proposer une autre alternative pour la mise en contact. Pourquoi ? Parce que le n° de téléphone de votre collègue est une donnée privée qu’il vous a donné pour que vous le contactiez mais ça ne vous autorise pas à le divulguer pour autant.

Avec les adresses mail c’est pareil et pourtant, encore aujourd’hui, un très grand nombre d’organisations envoien des mails à des listes de contacts en laissant apparaître toutes les adresses dans les destinataires ou les copies. Résultat, il suffit qu’une personne sur les 45 destinataires ne soit pas très respectueuse, et elle utilisera potentiellement l’une ou toutes les adresses pour une autre raison que l’envoie de votre mail.

Je vais vous proposer 3 solutions pour éviter de diffuser les adresses mails par erreur :

Ajoutez les destinataires en copie-caché : c’est de loin la solution la plus facile mais moyennement efficace car certaines boîtes mails classent en SPAM ou refuse tout bonnement les mails entrant quand le destinataire est en Cci. Elle reste efficace pour un groupe de personnes avec qui vous interagissez vraiment (vos élèves, vos partenaires, etc…) .
Des sites comme MailChimp vous propose d'envoyer les mail un par un et en plus vous permet d’envoyer des mails surement plus beaux que ce que vous savez faire. C’est très adapté si vous avez envie que votre mailing donne une image pro. En revanche, vous ne maîtrisez pas tout dont une signature automatique, mais discrète, que le logiciel ajoute pour préciser que c’est avec ce site que vous avez créé et envoyé le mail.
Utilisez les robots d’envoi en nombre : Ce n’est pas Nono le petit robot qui, pendant la nuit, se met devant votre ordinateur et envoie le mail. Non. C’est un logiciel client-mail qui va se comporter comme Outlook ou Thunderbird, et qui envoie les messages un par un à votre liste. Ils sont paramétrables pour envoyer tant de mails toutes les X heures, ce qui permet de ne pas être bloqués par votre hébergeur de mail comme Gmail, Hotmail et autres fournisseurs. Cette solution est ma préférée de par son efficacité et la liberté qu’elle nous donne. Elle est adaptée aux envois à des groupes de personnes proches de votre organisation tout comme à des listes de diffusion comme des prospections et newsletter. Le logiciel EMAmailing est une référence dans les logiciels gratuits.

[Avancé] Conseil n° 19 : Montrez plutôt que d’expliquer

Que ce soit avec un ordinateur ou un smartphone, on oublie trop souvent qu’on peut prendre des photos, faire des captures d’écran, faire des vidéos et des enregistrements sonores. (En réalité, il vaut mieux éviter tout ce qui implique le son car bon nombre de personnes travaillent avec un ordinateur “fixes” qui n’a pas d’enceinte.)

En revanche, les captures d’écran sont très souvent utiles.

Essayez de les soigner à minima, c’est à dire de ne pas prendre tout l’écran mais uniquement la partie qui vous intéresse. La plupart des smartphones font une capture d’écran en appuyant simultanément sur power + volume bas et vous propose directement de recadrer la capture et de la partager. En ce qui concerne l’ordinateur, sous windows l’ “outil capture d’écran” est très simple d’utilisation. Sur les ordinateurs d’Apple, le raccourci Cmd + maj + 4 vous permettra d’enregistrer votre capture sur le bureau.

Les 8 conseils experts pour gérer les mails pro

[Expert] Conseil n° 20 : Fini les pièces jointes, envoyez un lien

Le partage de document par lien hypertexte ne présente que des avantages par rapport à la pièce jointe :

Il consomme moins de données de téléchargement et donc de temps de traitement.
La lecture du mail est agréable car le lien apparaît à l’endroit où on veut, donc à l’endroit où on évoque le document lui-même. Ce qui évite le “vous trouverez en pièce jointe le rapport d’activité 2019”.
Si le document est dynamique, c’est à dire encore modifiable alors qu’il est posté, comme les google docs, les documents dans un cloud, vous pourrez le modifier après l’envoie du mail. Ceci permet de corriger les éventuels fautes qu’on aurait vu après-coup mais aussi de permettre à votre interlocuteur de voir les éventuels mise à jour du document.

[Expert] Conseil n° 21 : Vérifiez et travaillez la manière dont apparaît votre nom

Ce n'est pas parce que votre adresse mail est service.courrier@masociete.fr que vos destinataires vont voir un joli “Service Courrier - MaSociété” ou même simplement votre adresse mail. Suivant comment votre boite mails est paramétrée, ils verront peut-être tout autre chose.

Pire, parfois ça n'apparaît pas de la même manière alors qu’on a pas changé ! Ceci vient du fait que votre boite mails définie ceci à chaque mail (comme l’objet ou l’heure d’envoi) et non une fois pour toute (comme votre adresse mail). Donc, quand vous envoyez un mail de votre téléphone, ça apparaît certainement différemment que lorsque vous le faites depuis votre navigateur ou bien depuis votre logiciel de mail comme Outlook ou Thunderbird. Comment on fait ? ça fera l’objet d’un autre sujet ;-).

[Expert] Conseil n° 22 : Les formules de politesse

Logiquement, il y a deux formules de politesse ou usage de rédaction qui encadrent le mail, ce sont les salutations.

Une très grosse moitié de vos messages commenceront tout simplement par quelque chose qui ressemble à “Bonjour”.

En revanche, les sorties du message sont plus variées, même dans un cadre habituel :

Cordialement ou Cdt / Amicalement / Bien à vous / Bye / à plus / Merci / etc...

Comment s’y retrouver. D’abord, je déconseille de l’insérer avec la signature. Cette pratique peut montrer que vous ne pensez pas cette formule de politesse et surtout, elle montre que vous vous adressez à tout le monde de la même manière. Autant, vous penserez à modifier votre “Cordialement”, au bénéfice d’un “mes respects” pour une personne très importante ; autant, vous allez surement laisser votre “Cordialement” pour le collègue avec qui vous avez eu un fou-rire pendant le déjeuner… Alors qu’un petit “à plus ;-)” aurait été sûrement apprécié.

Quand on échange des mails avec des personnes à qui vous souhaitez accorder un maximum d’attention : par exemple un gros client potentiel, une autorité, votre n+ 3 ; la manière la plus sécurisante d’écrire ces petites phrases est d’observer comment lui ou elle fait ! Si elle termine par un simple “Cdt”, vous savez que votre “Cordialement” sera bien calibré. En revanche si vous avez l’habitude du “Cdt” et que votre interlocuteur vous offre un “En vous souhaitant un très bon repos pendant vos congés” et bien-là, vous devrez peut-être écrire “Au plaisir d’échanger de nouveau avec vous” ou bien “Un très prompt rétablissement à Bobo, votre caniche et mes respects à votre épouse”... ou pas. 😂

En ce qui concerne la première salutation, “Bonjour” sera toujours valide et si c’est la 5ème fois de la journée, vous pouvez simplement écrire le prénom de votre interlocuteur ou même “Madame,” ou “Monsieur”...

En tout cas, ce qui est important, c’est de savoir que la manière dont vous allez utiliser ces formules peut avoir un impact chez votre interlocuteur, sur l’image que vous lui renvoyez de comment vous le considérez. Donc, prenez-en juste conscience et agissez en conséquence selon vos cultures et vos contextes à tous les deux, et selon votre intention à vous.

[Expert] Conseil n° 23 : Nommez votre interlocuteur

Pourquoi écrire “Bonjour Nacima” au début d’un mail qu’on envoie à Nacima ? Elle le sait qu’elle s’appelle Nacima… Encore et toujours, cela donne une image de la considération que vous montrez à cette personne. Mais nommer l’interlocuteur permet également d'éviter quelques erreurs.

Quand vous envoyez un mail à plusieurs personnes, par exemple un destinataire et 3 personnes en copie, l'une des personnes en copie peut se croire destinataire principal par erreur. Si vous écrivez par exemple, “Bonjour, Pouvez-vous me faire un retour sur la visite du chantier de Saint Etienne svp ?” Vous avez des risques de recevoir “Bonjour, je n’ai pas visité ce chantier, voulez-vous que je le fasse ? Je croyais que James allait le faire.” d’une personne qui était en copie et qui n’a remarqué que James était le destinataire et que vous l’avez mise en copie pour qu’elle reçoive la réponse.

Ceci n’arrivera pas si vous commencez votre mail en nommant la personne : “Bonjour James”.

Cette pratique peut même se faire avec plusieurs personnes “Bonjour Sonia, Dominique et Giuseppe” ou bien “Bonjour les commerciaux du secteur A” ou encore “Salut les enfoirés” 😮 #restoducoeur 😅.

[Expert] Conseil n° 24 : Utilisez les envois différés

L’envoi différé permet d’écrire un mail à l’instant T mais de programmer son envoi pour un autre moment.

Cette fonctionnalité peut être utilisée pour ne pas montrer à votre interlocuteur que vous lui envoyer le mail à 23h30, pour faire un rappel planifié à une personne ou une équipe, pour se débarrasser d’une conversation mail trop dynamique temporisant… Chacun trouvera ses raisons mais il ne faut pas se priver de cette fonctionnalité.

Sauf que..., elle n’est pas très efficace partout. Autant le dire tout de suite, pour ma part, c’est dans Gmail qu’elle est plus efficace. En ce qui concerne Outlook en ligne, la fonction n’existe pas. Le logiciel Outlook le propose mais ça ne fonctionne que quand l’ordinateur est allumé et le logiciel lancé donc… pas très pratique. Thunderbird ne le propose pas en natif mais avec un module complémentaire ce qui rend parfois la compatibilité compliqué

[Expert] Conseil n° 25 : Ne soyez pas neutre

Un email doit impacté votre lecteur, sinon c’est raté. Et comme votre lecteur est un humain, il sera toujours plus attentif si vous n’écrivez pas comme une machine. L’humour a dose fine est bienvenu, la légèreté aussi. On peut imaginer qu’une inquiétude ou une déception peut-être exprimée mais elle doit être accompagné de perspective. C’est une étude de l’entreprise qui a créé le plug-in boomerang qui montre que les emails “positif” ou “négatif” ont un taux de réponse supérieur à ceux qui sont “neutres”. C’est très intéressant mais, est-ce que ça veut dire que boomerang a lu nos mails ??? Vive la protection de la vie privée ! 😡

[Expert] Conseil n° 26 : Utilisez des modèles

On est très souvent amené à envoyer le même mail plusieurs fois dans l’année, voir plusieurs fois par semaine. Un des exemples les plus courants sont les réponses négatives à des candidatures spontanées et malheureusement beaucoup d’organisation ne répondent jamais à ces candidatures. Un modèle est un mail déjà écrit qui est prêt à partir. Il est alors tout simple de répondre systématiquement à ce genre de sollicitation avec un message bien travaillé. Dès qu’un message un peu répétitif comme, une commande, l’envoi d’une facture même les demandes de congés, est à envoyer, l’utilisation de modèles vous fait gagner du temps et améliore la qualité rédactionnelle.

[Expert] Conseil n° 27 : Utilisez le classement automatique

(ce paragraphe est un extrait de l'article Comment classer et libeller ses mails pro ?)

La plupart des messagerie proposent un système de filtre ou de règles de boîte de réception qui permet de classer un mail dès sa réception. Je ne vous conseille pas d’utiliser ceci pour le classement réel de votre boîte mais davantage pour vous aider traiter prioritairement les messages entrants selon des critères que vous définissez.

Si par exemple votre action est très ancrée dans un système hiérarchique, vous pouvez créer 2 ou 3 boîtes de réception : une très prioritaires avec vos référents hiérarchiques et leurs équipes, une seconde avec tous les restes des collaborateurs de votre organisation et une 3ème qui accueillent le reste, les mails non classés.

Si vous êtes dans une organisation qui est davantage tournée vers des clients qui ont besoin de vous, vous pouvez faire une boîte pour vos clients, une boite pour vos partenaires et une dernière avec le reste.
L’objectif de cette démarche et que, lorsque vous arrivez le matin et que vous avez 100 mails, vous allez directement traiter ceux de la boîte prioritaire, ensuite ceux de la boîte intermédiaire et tout à la fin, ceux qui ne sont pas prioritaires.
Ce classement automatique est également très pratique en retour de congé.

Bien entendu, une fois que vous avez lu ou traité le mail, vous le classez dans son dossier de destination qui correspond à son projet, son service ou autre…

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