Traiter les mails en retour de vacances

100, 300 et parfois plus de 1000 mails sont à traiter en retour de vacances. Traiter autant de mails nécessite de la méthode pour aborder cette période avec sérénité. 

Le traitement des mails en retour de vacances n’a qu’un seul enjeux très simple qui est la priorisation du traitement du mail dans le temps. Est-ce que je traite ce mail dans le 24h ou bien est-ce que ça peut attendre une semaine. 

Voici des conseils “avant, après les vacances” et une méthode de traitement en 5 étapes pour traiter vos emails professionnels en retour de vacances.

Avant les vacances

• Prévenir de votre absence en amont de celle-ci en insérant une phrase dans votre signature environ 2 semaines avant votre départ

• Prévenir de votre absence et date de retour pendant votre absence grâce à la réponse automatique.

• Réserver votre première journée de retour ainsi que quelques plages horaires pour traiter les mails suite à votre absence. En particulier si vous prenez de gros congés (plus de 3 semaines) et que vous savez que vous allez devoir traiter plus de 500 mails. Si vous le pouvez, ne prévenez que très peu de personnes de la date réelle de votre retour et faites du télétravail si ça vous permet d’être plus tranquille. 

Pendant les vacances

Je suis un partisan de la coupure totale donc, profiter de vos vacances. Si vous avez un poste à responsabilité, déléguer la mission de vous contacter à l’un de vos collaborateurs ou collègues. 

Retour de vacances

Etape 1 : Créer quelques dossiers ou libellés qui ne serviront que quelques semaines. Ces dossiers sont par exemple “Urgent et important ; Urgent ; Important ; Standard” ou avec des dead line de traitement “A traiter rapidement ;  A traiter avant le 15/09 ; A traiter avant le 20/09” ou même simplement 1, 2, 3 et 4. 

Etape 2 : Lancer une première recherche dans vos mails avec votre correspondant, votre projet ou votre objet récurrent le plus important. En survolant le mail (juste l’objet ou les quelques premières et dernières lignes si nécessaire) déterminez s’il est à traiter rapidement ou pas, mais ne répondez surtout pas ! Vous devez au mieux le lire et l’archiver s’il est court et ne nécessite aucune action, sinon pour le classer dans vos dossiers provisoires de priorisation. 

Une fois l’expéditeur ou le projet 1 traité, passez au suivant.

“J’en ai pour 2 secondes, je le fais maintenant comme ça c’est fait”

2 raisons pour ne pas tomber dans le piège du traitement immédiat des mails rapides : 

1. un traitement rapide comme répondre “ok” ou noter directement le rdv de son agenda, ça prend quand même quelques minutes et le tout cumulé prend un temps que vous accordez sans avoir choisi de le prioriser. Ça prend 30 sec de noter ce RDV pour dans un mois, sauf que vous voyez que vous êtes déjà pris ce jour-là et vous réfléchissez à une autre date… Ça y est, vous êtes tombé dans le piège !

2. Si vous répondez maintenant, la personne va peut-être vous répondre à son tour et là vous entrez dans un fonctionnement quotidien du mail que vous n’avez pas encore le temps d’investir.

Exemples de recherche pour prioriser : 

Mon N+1	Le gros projet en cours	Commandes
Mon équipe	Le projet secondaire	Infos fournisseurs
Les partenaires et presta	Autres projets	Demandes de devis
Les autres membres de mon organisation	Actions à évaluer	Réclamations et demandes post-facture
Mes réseaux sociaux	Pistes de projets	Factures fournisseurs
Veille d’information	Veille d’appel à projet	Veille concurrentielle

Etape 3 : Quand vous avez écrémé tous vos mails attendus, importants, réellement liés à votre activité, il vous reste les autres mails (les newsletters, les notifications, les invitations à un vernissage, etc…) Ceux-là doivent-être soit supprimés, soit archivés, soit mis dans les dossiers le moins prioritaires sauf exception. 

Etape 4 : Traiter les mails de votre dossier prioritaire en prenant la peine de lire toute la conversation, tout un expéditeur, tout un projet avant de commencer à traiter. En cas de réponse nécessaire, programmez votre mail pour qu’il parte au plus tôt 2 heures après, et pourquoi plus tard. Cela permet de vous épargner une éventuelle relance de conversation.

Une fois le dossier 1 traité il est vide ; supprimez-le et passez au 2, et ainsi de suite.

Etape 5 : Quand, 2 - 3 jours après votre rentrée, vous êtes de nouveau dans votre quotidien, délaissez un peu vos nouveaux mails pour continuer à traiter ceux que vous avez classés. Le mieux est de planifier des plages d’1 à 2h plusieurs fois dans la semaine pour avancer. Quand un dossier est vide, supprimez-le et passez au suivant jusqu’à ce qu’il n’y en ait plus.

Et nous voilà repartis pour une belle année d’activité !

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