Comment bien formuler l'objet d'un mail pro ?
L’objet d’un mail peut sembler être un détail dans le mail, et pourtant, faire de “bons” objets peut améliorer considérablement la communication, diminuer le temps de traitement et de recherche des mails, contribuer à votre image professionnelle et agrémenter une culture d’équipe…. Rien que ça ! Sur une seule ligne ? et ouais
Avez-vous déjà reçu un mail avec “Bonjour” en objet ou même le nom de la personne qui l’envoie ? Ou pire, avez-vous déjà envoyer des mails comme ça… Si oui, il faut absolument que vous regardiez cette vidéo jusqu’au bout, deux fois par jours, pendant 2 semaines.
Voici mes 7 conseils pour bien formuler un objet :
Il faut donc préférer “ordre du jour de la réunion trimestrielle d’orientation du 17.03.2020, à “réunion d’orientation” ou “prochaine réunion”.
Pourquoi ? Parce que dès la réception du mail, vos interlocuteurs vont savoir de quoi et de quand il s’agit et une idée sur le type de contenu du mail. En revanche, si vous écrivez juste “prochaine réunion”, il ne sait pas de laquelle vous parlez, peut-être a-t-il 4 réunions avec vous dans les prochaines semaines. Si vous écrivez juste “Réunion d’orientation”, ils ne savent pas si vous envoyez le compte-rendu de la dernière, si vous faites un appel pour la préparer, ou quoique ce soit.
De ce premier conseil découlent les autres conseils.
Pourquoi ?
Car, comme beaucoup de monde, et peut-être même comme vous, votre interlocuteur utilise sa boîte mail comme un gestionnaire de tâche. Quand il a “traité” un mail, il le passe en non-lu, et quand il ne l’a pas traité, il le laisse en non-lu. Et donc, votre mail aux 8 demandes sur 5 sujets différents, il va soit passer en “lu” après un premier traitement et tomber aux oubliettes. Ou alors votre mail va rester en non-lu mais devenir la tâche qui n’avance pas et qu’on ne regarde plus car elle nous angoisse. En tout cas il sera gênant qu’il soit lu ou non-lu (C’est bizarre, j’ai envie de manger un p’tit beurre).
En plus votre mail est impossible à classer car il concerne une réclamation d’un client, et votre demande de congé, et la rencontre avec le partenaire et l’appel de l’assurance au sujet du dégât des eaux.
Si vous voulez faire un “point général” peut-être que le mail n’est pas le meilleur outil (“oui mais si c’est pas écrit, après, tout va être oublié”... “Il existe beaucoup d’outils qui permettent de suivre des tâches, des projets, des demandes, sans passer par le mail”.)
Si vous avez 3 sujets différents à aborder… et bien envoyez 3 mails !
Les plus connus sont par exemple “PI” ou “FYI” ou “Pour info” quand on précise qu’on attend rien de la personne. Dans la même catégorie, on peut précision “Pour décision”, “Pour action”, ou bien “[DEC]”, “[ACT]” etc…
On peut également donné des codes à des outils méthodologiques comme les réunions comme on le fait en dehors de notre vie numérique. Ainsi “Demande de validation du Compte-Rendu du dernier Conseil d’Administration” devient “[Pour VAL] CR du CA du 12/04/2020”.
On peut enfin coder les projets, les services, les actions… Ainsi “Ordre du jour de la prochaine Réunion de préparation du Festival International de l'Écrevisse Surgelée de Ténérif” devient “OJ de la RéuPrép du #FIEST 2021”.
Utiliser un nomenclature sous-entend à la fois que tous les interlocuteurs sont informés de la signification mais aussi qu’on l’utilise systématiquement. Si une fois on écrit “Compte-Rendu” et que le lendemain on écrit “CR”, les recherches et éventuels classements automatiques deviendront beaucoup moins efficaces.
À noter : quand on utilise une nomenclature pour un projet mais qu’on envoie un mail à une personne qui ne connait pas le code, dans ces cas-là il faut faire les deux en parallèle. Par exemple “Demande de rencontre pour présentation du Festival International de l'Écrevisse Surgelé de Ténérif [#FIEST]”. Ceci permettra à votre interlocuteur de comprendre ce que vous voulez et à vous de retrouver votre mail facilement… En plus, si cette interlocuteur devient un partenaire, il va très certainement comprendre, voir adopter, votre nomenclature avant même que vous lui demandiez.
Avez-vous déjà reçu un mail avec “Bonjour” en objet ou même le nom de la personne qui l’envoie ? Ou pire, avez-vous déjà envoyer des mails comme ça… Si oui, il faut absolument que vous regardiez cette vidéo jusqu’au bout, deux fois par jours, pendant 2 semaines.
Voici mes 7 conseils pour bien formuler un objet :
Conseil n° 1 : L’objet doit contenir une vraie information
Cette information doit avoir un caractère synthétique et si possible unique, au moins dans la globalité des mails que vous échangez avec votre interlocuteur. Par exemple si vous envoyez des factures au client avec l’objet “Facture”, votre boîte d’envois sera inondée de “Facture”. Vous pouvez donc remplacer cette pratique par “Votre de facture n°F2020085 de 224 € : intervention du 29/02/2020”Il faut donc préférer “ordre du jour de la réunion trimestrielle d’orientation du 17.03.2020, à “réunion d’orientation” ou “prochaine réunion”.
Pourquoi ? Parce que dès la réception du mail, vos interlocuteurs vont savoir de quoi et de quand il s’agit et une idée sur le type de contenu du mail. En revanche, si vous écrivez juste “prochaine réunion”, il ne sait pas de laquelle vous parlez, peut-être a-t-il 4 réunions avec vous dans les prochaines semaines. Si vous écrivez juste “Réunion d’orientation”, ils ne savent pas si vous envoyez le compte-rendu de la dernière, si vous faites un appel pour la préparer, ou quoique ce soit.
De ce premier conseil découlent les autres conseils.
Conseil n° 2 : L’objet doit être clair pour votre interlocuteur et vous
Si vous vous installez dans de nouveaux locaux et que vous recherchez des prestataires en souhaitant comparer les tarifs. Vous allez potentiellement envoyer des mails dont l’objet sera “Demande de devis”, mais entre le peintre, l’aménageur d’intérieur, l’électricien, le prestataire de sécurité incendie, vous allez vous retrouver avec une boîte “courriers envoyés” pleine de “demande de devis” sans savoir à quel type de prestataire ça concerne. Si vous ajoutez “demande de devis peintre” dans votre objet, ça sera un peu bizarre pour celui qui le reçoit. Vous pouvez donc préciser pour améliorer la lisibilité de votre boite mail. Par exemple “Demande de devis peinture en vue d’installation” ou “Demande de devis rénovation électrique”, ça permet de voir plus claire pour vous et pour votre interlocuteur.Conseil n°3 : Dater les événements évoqués
Une date c’est entre 5 et 10 caractères seulement, profitons-en pour l’insérer dans l’objet. Donc, c’est parti pour “notre rencontre du 14/02”, “Le séminaire du 1er/01/2022”, “notre grande tournée du 25/12 prochain”, “L'assassinat du 09/04”, etc…Conseil n° 4 : Un sujet par objet tant que faire se peut
Si vous travaillez avec une personne sur plusieurs actions, ce qui arrive souvent, vous pouvez être tenté, parfois de faire un point complet dans un mail. ERREUR !!! Votre mail sera très certainement traité que partiellement. Très certainement que votre interlocuteur ne va traiter rapidement que le premier ou les deux premiers sujets et vous avez de GRANDES CHANCES d’avoir à le relancer sur les autres…Pourquoi ?
Car, comme beaucoup de monde, et peut-être même comme vous, votre interlocuteur utilise sa boîte mail comme un gestionnaire de tâche. Quand il a “traité” un mail, il le passe en non-lu, et quand il ne l’a pas traité, il le laisse en non-lu. Et donc, votre mail aux 8 demandes sur 5 sujets différents, il va soit passer en “lu” après un premier traitement et tomber aux oubliettes. Ou alors votre mail va rester en non-lu mais devenir la tâche qui n’avance pas et qu’on ne regarde plus car elle nous angoisse. En tout cas il sera gênant qu’il soit lu ou non-lu (C’est bizarre, j’ai envie de manger un p’tit beurre).
En plus votre mail est impossible à classer car il concerne une réclamation d’un client, et votre demande de congé, et la rencontre avec le partenaire et l’appel de l’assurance au sujet du dégât des eaux.
Si vous voulez faire un “point général” peut-être que le mail n’est pas le meilleur outil (“oui mais si c’est pas écrit, après, tout va être oublié”... “Il existe beaucoup d’outils qui permettent de suivre des tâches, des projets, des demandes, sans passer par le mail”.)
Si vous avez 3 sujets différents à aborder… et bien envoyez 3 mails !
Conseil n°5 : Inventer une nomenclature en interne
Ce que j’appelle un nomenclature ce sont des "mots codes" que vous insérez dans vos mails pour donner des indications au destinataire.Les plus connus sont par exemple “PI” ou “FYI” ou “Pour info” quand on précise qu’on attend rien de la personne. Dans la même catégorie, on peut précision “Pour décision”, “Pour action”, ou bien “[DEC]”, “[ACT]” etc…
On peut également donné des codes à des outils méthodologiques comme les réunions comme on le fait en dehors de notre vie numérique. Ainsi “Demande de validation du Compte-Rendu du dernier Conseil d’Administration” devient “[Pour VAL] CR du CA du 12/04/2020”.
On peut enfin coder les projets, les services, les actions… Ainsi “Ordre du jour de la prochaine Réunion de préparation du Festival International de l'Écrevisse Surgelée de Ténérif” devient “OJ de la RéuPrép du #FIEST 2021”.
Utiliser un nomenclature sous-entend à la fois que tous les interlocuteurs sont informés de la signification mais aussi qu’on l’utilise systématiquement. Si une fois on écrit “Compte-Rendu” et que le lendemain on écrit “CR”, les recherches et éventuels classements automatiques deviendront beaucoup moins efficaces.
À noter : quand on utilise une nomenclature pour un projet mais qu’on envoie un mail à une personne qui ne connait pas le code, dans ces cas-là il faut faire les deux en parallèle. Par exemple “Demande de rencontre pour présentation du Festival International de l'Écrevisse Surgelé de Ténérif [#FIEST]”. Ceci permettra à votre interlocuteur de comprendre ce que vous voulez et à vous de retrouver votre mail facilement… En plus, si cette interlocuteur devient un partenaire, il va très certainement comprendre, voir adopter, votre nomenclature avant même que vous lui demandiez.
Conseil n° 6 : Utilisez certains caractères spéciaux
Etant donné qu’on veut donner un max d’info en un minimum de caractère, vous pouvez utiliser les parenthèses, les slashs, les traits d’union, le signe +, les barres verticales pour éviter des mots. Quelques exemples :- “Orga Trajet Paris <-> Londres - novembre prochain”
- “03/09 : Forum Marchers Bio + RDV Maire de Trifouilli”
- “Congés équipe Créa | #RH #CF”
Conseil n°7 : L’objet n’est pas une phrase conjuguée
“Pouvez-vous m’aider pour finaliser le rapport d’activité stp ?” devient “Demande d’aide rapport d’activité 2019”. Ce conseil n’engage que moi, mais d’abord, il ne faut pas oublier que l’objet d’un mail est de descendant de l’objet du courrier postale avec ces “mise en demeure avec séquestration de votre famille entière” ou “Dernière relance avant lâcher de Dobermans” ou encore “candidature spontanée pour le poste de Président de la République”. En plus, les phrases conjuguées dans les objets c’est souvent la technique des escrocs d’internet “appelles moi vite, j’ai de gros problème”.
Cet article vous est proposé par Méridia-Consult,
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