Comment commencer à classer et libeller ses mails pro ?

La plupart des boites mail permettent de classer voir de libeller les mails. 

Classer un mail, c’est le mettre dans un dossier. Par exemple, le dossier d’un client, d’un projet, d’un service. Vous pouvez faire ce que vous voulez d’autant que vous pouvez créer des sous-dossiers. 

Si vous classez tous vos mails dans des dossiers, vous allez connaître la grande satisfaction d’admirer votre boîte mail vide… et ça, il parait que c’est génial. 

Libeller un mail c’est lui coller une étiquette, par exemple celle d’un client, d’un projet, d’un service ou d’un état d’avancement du mail. La complémentarité qu’offre le libellé, c’est qu’un mail peut en avoir plusieurs. Par exemple, votre message peut avoir les libellés #ProjGen&Mod, #Compta, #Traité. 

L’intérêt d’utiliser les dossiers et les libellés c’est de retrouver plus facilement un mail, mais aussi un groupe de mails. Quand vous travaillez sur un projet, afficher tous les mails du projet, quand vous faites un gros point en compta, tous les mails qui concerne la compta, etc… 

Si vous n’avez jamais classé vos courriels et que vous vous y mettez, ne pensez pas une seconde que vous allez réussir à tout classer, ni aujourd’hui, ni jamais si ça fait longtemps que votre boite mail existe. Je vous propose d'y aller par étapes.

7 étapes pour classer les emails

1. Etudiez vos mails des derniers 30 ou 60 jours. Regardez les destinataires, les sujets, les projets concernés. Regardez également comment les dossiers de votre disque dur ou de votre drive sont organisés. Dans votre observation, tenez compte de l’architecture de votre organisation et les interactions que vous avez avec les éléments de cette architecture, que ce soit en interne ou en externe.
2. Créez vos dossiers et sous-dossier en fonction des éléments d'observation. Ne cherchez pas à faire du parfait, du complet et du définitif. En revanche, ne soyez pas trop flexible non-plus, si vous créez que deux dossiers comme “Interne” et “Externe”, il n’est pas évident que ça vous serve à quelque chose. 
3. Créez vos libellés en pensant encore plus à l'utilité fonctionnelle qu’ils représentent pour vous. Voici quelques libellés qui peuvent vous inspirer : 
• #A Faire / #En cours / #A suivre / #Traité / #aFaireAvantFinDeSemaine / #aFaireToday
• #EnAttenteDePaiement / #Payé / #Relance1 / #Relance2 / #Litige
• #ProjetAAA / #ServiceBBBB / #SecteurCCCC / #EquipeDDDD
• #aVoirAvecNR / #RéunionTrim / #RapportActivité
4. Classez la totalité des mails des 30 ou 60 derniers jours, une fois les dossiers et/ou libellés créés. L’idéal est qu’il ne reste plus aucun mail de la période concernée dans votre boîte de réception. Mais bien-sur, vous allez avoir quelques mails qui n’ont atterrit dans aucun dossier et qui n’ont aucun libellé… Par exemple, le mail qui informe qu’une enveloppe va faire le tour des bureaux pour le pot de départ d’Angela. C’est là que vous créez le fameux dossier “Autres”. Attention, si ce dossier contient plus de 10% du total de vos mails sur la période, c’est peut-être le signe que vous devez revoir votre organisation. 
5. Classez grossièrement les mails de l’année. Une fois les 60 derniers jours classés, attaquez vous au reste en faisant la différence entre ce que vous n’arrivez pas à classer car c’est “inclassable” et ce que vous n’arrivez pas à classer car vous n’avez pas encore créer le dossier et qui convient. Faites ceci, un peu grossièrement, sur les 300 jours d’avant pour repérer les grosses activités annuelles que vous avez oublié car elle ne sont pas dans la période actuelle (les bilans comptables, les budgets, les demandes de congés, etc…). Vous devriez arriver à classer plus de 50% de ces mails.
6. Isolez le messages non-classés. Une fois que c’est fait, il vous reste une grande quantité de courriels : ceux que vous n’avez pas classés et ceux qui datent de plus d’un an. Et là, tour de magie : en quelques clics vous les classer dans un dossier que vous appelez “mails non classés”. Bien entendu, vous ne les supprimez surtout pas.
7. Entrez dans la discipline du classement systématique. Tout est fait maintenant sauf que, vous venez de recevoir 3 mails. Maintenant que vous avez fait ce travail, vous devez toujours classer et libeller vos mails immédiatement ou au moins une fois par semaine, sinon, tout ça n'aura servit à rien !!! Vous verrez que l'habitude va se prendre rapidement et que surtout, vous allez maintenant toujours savoir où vous en êtes !

Et le classement automatique ? 
La plupart des messagerie proposent un système de filtre ou de règles de boîte de réception qui permet de classer un mail dès sa réception. Je ne vous conseille pas d’utiliser ceci pour le classement réel de votre boîte mais davantage pour vous aider traiter prioritairement les messages entrants selon des critères que vous définissez.

Si par exemple votre action est très ancrée dans un système hiérarchique, vous pouvez créer 2 ou 3 boîtes de réception : une très prioritaires avec vos référents hiérarchiques et leurs équipes, une seconde avec tous les restes des collaborateurs de votre organisation et une 3ème qui accueillent le reste, les mails non classés.

Si vous êtes dans une organisation qui est davantage tournée vers des clients qui ont besoin de vous, vous pouvez faire une boîte pour vos clients, une boite pour vos partenaires et une dernière avec le reste.
L’objectif de cette démarche et que, lorsque vous arrivez le matin et que vous avez 100 mails, vous allez directement traiter ceux de la boîte prioritaire, ensuite ceux de la boîte intermédiaire et tout à la fin, ceux qui ne sont pas prioritaires.
Ce classement automatique est également très pratique en retour de congé.

Bien entendu, une fois que vous avez lu ou traité le mail, vous le classez dans son dossier de destination qui correspond à son projet, son service ou autre…

Pas pour tout le monde

Le classement des mails pro est donc très pratiques mais pas du tout obligatoire. Si vous recevez 100 mails par semaine et que vous n'avez jamais aucune difficulté à les traité, les retrouver, les suivre, ne classez vos mails que si vous en avez vraiment envie.

En revanche, si vous recevez 100 mails par jour, que vous avez parfois du mal à savoir où vous en êtes et que vous avez la sensation d'en "perdre" ou de perdre du temps à en chercher, alors cette nouvelle discipline vous permettra d'y voir beaucoup plus clair !

Cet article vous est proposé par Méridia-Consult, 

Consulting, Coaching et Formation sur les outils collaboratifs en ligne.