Paper de chez Dropbox, une alternative à Evernote et OneNote
Si Evernote ou OneNote faisait un bébé avec Google Docs, il serait Paper
Après l'adoption pleine et entière du traitement de texte et la grande domination de MS Word qui n'a jamais vraiment été détrôné depuis sa création en 1983, les années 2000 ont vu arriver des solutions de prise de note adaptées aux besoins contemporains de multimédia, de travail collaboratif et d'interopérabilité des outils.
Ces solutions partent du postulat qu'écrire n'est qu'une manière de prendre des notes, et que la note n'a pas pour finalité d'être imprimée. Ceci ouvre énormément de possibilité. Toutefois, il semblerait que nous soyons encore aux balbutiements de cette révolution de pratique car, à part pour quelques situations ou quelques métiers, ces applications n'ont pas encore pris toute leur place.
Les deux références disponibles en français qui se partagent le marché de la prise de note sont le célèbre éléphant vert d'Evernote disponible en version gratuite et payante, et qui compte plus de fonctionnalités qu'une personne peut avoir besoin, et son ainé OneNote de chez Microsoft qui fonctionne avec la plupart des applications Office 365.
En 2017, Dropbox a discrètement lancé Paper qui vient concurrencer les deux géants en proposant un postulat de départ très différent des deux autres, et donc une approche nouvelle, plus moderne.
Une arborescence flexible
Alors qu'Evernote et OneNote nous enferme dans une logique de carnets de notes qui comprennent des sections et des pages, Paper présente ces notes comme un document en ligne dans une arborescence classique de dossiers, et sous dossiers. Ce qui est quand même beaucoup plus flexible.
Si vous utilisez déjà Dropbox au quotidien, vous trouverez donc vos notes parmi vos autres documents. Sinon vous pouvez les intégrer dans vos autres espaces via leur lien de partage puisque Paper est une solution en ligne.
Pour l'utilisateur que je suis, ce premier argument me fait directement pencher vers cette solution, je n'ai jamais adhéré au simili de carnet physique des deux autres éditeurs.
Des intégrations multimédias, et plus
Rien de révolutionnaire mais mieux vaut le préciser. Avec Paper, on intègre très facilement des images, des GIF, des vidéos Youtube, des sons de SoundCloud, avec une possibilité de faire les recherches directement depuis votre note. On peut également intégrer d'autres outils de collaboration comme des fichiers Google Drive, des cartes Trello.
Il est possible, bien entendu, d'éditer un tableau, une liste de tâches (on y revient plus tard) et il y a également un outil d'édition de code avec détection automatique de la syntaxe pour les dévellopers.
J'ai particulièrement été impressionné par l'édition du calendrier. On peut littéralement créer un ou plusieurs calendrier dans lequel on crée des événements avec les fonctions de base : nom, date (pas d'heure), invités, détails, couleur et petit check ✔ pour dire si cet événement/tâche/objectif a bien est terminé.
Voici la liste exhaustive des intégrations directes possibles au 27 mai 2020 :
Google Drive, Giphy, Unsplash, Youtube, Adobe XD, Airtable, Figma, Framer, Instagram, InVision, Lucidchart, Marvel, Pasterbin, Prezi, SlideShare,Speaker Deck, Spotify, Trello
A ceci s'ajoute l'intégration html (Embed).
Travailler à plusieurs sur un Paper
Là encore, j'ai été séduit par plusieurs choix des développeurs et par plusieurs fonctionnalités disponibles.
Partage plus paramétrable que tous les autres
- Contrairement à OneNote où l'on partage tout son carnet, Paper permet de ne partager qu'une note, comme le propose Evernote.
- Mais... contrairement à Evernote où l'on ne peut partager via un lien qu'en lecture, Paper permet également de générer un lien de partage en écriture, comme le propose Google Drive.
- Mais... contrairement à Google Drive où l'on peut générer un lien de partage soit en lecture, soit en écriture, Paper permet de générer un lien de partage en lecture et un autre lien de partage en écriture pour la même note !!!!
Ajoutez à ça qu'on peut mettre un code d'accès, un délai d'expiration et désactiver la possibilité de télécharger, et ça en fait pour moi l'éditeur de note (et de texte en général) le plus efficace en terme de partage.
Dois-je ajouter que Paper est également disponible sur les smartphones et tablettes ou bien est-ce une évidence ???
Gestion de projet : Interaction direct avec les collaborateurs
J'ai également été emballé par le comportement de l'application en ce qui concerne le calendrier, le gestionnaire de tâches intégré et les commentaires.
Ils sont certes primaires, mais ont la grande qualité d'agir directement avec les collaborateurs dans leur fonction. Le calendrier invite les collaborateurs (nb : il semblerait que techniquement, ça ne marche pas bien encore) et le gestionnaire de tâches envoie un rappel à la personne à qui la tâche a été attribuée, au moment de l'échéance.
Mieux encore, la note synthétise toutes les tâches dans un espace, ce qui permet de faire un point général sans se balader dans toutes les listes de tâches de la note.
A l'instar de Google Docs, on peut commenter des parties de la note (un caractère, une phrase, un média, même une zone d'image, etc...) et "taguer" la personne afin que cette dernière reçoive le commentaire et l'invitation à participer au document par la même occasion. A noter, et c'est un vrai atout, qu'on peut adresser un commentaire à toutes les personnes avec qui on partage la note... Et que le commentaire peut-être marqué en "lu", ou "non-lu".
On peut d'ailleurs taguer une personne n'importe où dans le corps de la note comme on le ferait sur un réseau social.
Enfin, un centre de notification du document permet de se mettre à jour quand on arrive dessus alors qu'il a été enrichie par d'autres.
Quelques imperfections
Tout d'abord, la présence d'un bouton "+" en haut à droite sur lequel j'ai instinctivement cliqué au moins 20 fois pour insérer des éléments mais qui crée une nouvelle note... Autant vous dire que je suis envahi par des notes "sans titre" dans ma Dropbox.
Ensuite le calendrier. Le choix qui a été fait est le bon mais il faut rapidement en augmenter les possibilités comme ajouter les heures, les invitations qui fonctionne, les lieux et la synchronisation avec d'autres calendriers.
J'aurai ajouté une fonction de libellés. A l'instar des boîtes mails, c'est intéressant de pouvoir libellés des thèmes récurents, soit dans toutes les notes, soit à l'intérieur de la note. On peut facilement le bidouiller soit-même en combinant #MaCatégorie avec la recherche dans la note (ctrl + f) mais il aurait été plus ergonomique qu'ils le proposent.
A tester d'urgence et à adopter
Si vous travaillez en équipe, ou avec des partenaires, sur de la gestion de projets et que vous êtes en mal d'un outil performant et gratuit, tester Paper c'est surement l'adopter. Si vous travaillez déjà avec Evernote ou OneNote ou, si comme moi, vous aimeriez travailler avec mais que vous n'avez jamais réussi à vous y mettre, faites un tour sur Paper de DropBox et vous m'en direz des nouvelles !
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